Koronaviruksen pakottamat etätyökäytännöt ovat mielestäni organisaatioiden suurin muutos sitten sähköpostin. Enää ei käytävillä keskustella eikä kuulumisia vaihdeta kuin suunnitellusti etäyhteyksillä. Epävirallinen sosiaalinen verkosto rapautuu käytön puutteessa. Tässä muutoksessa piilee tietotyötä tekevien organisaatioiden hitaasti tikittävä pommi.
Verkostoanalyysiä on hyödyntämällä tutkimuksissa on havaittu, että etäisyys vähentää suoraan ja voimakkaasti todennäköisyyttä tiedon kulkuun ja yhteyden tiheyttä. Tämä kommunikaation väheneminen tapahtuu myös sähköisessä viestinnässä.
Mihin tätä tiedonkulkua sitten tarvitaan? Samassa tutkimuksessa on listattu kolmentyyppistä kommunikaation tarvetta tuotekehityksessä: 1) koordinoiva, virallinen tieto (oikean käden pitää tietää mitä vasen käsi rakentaa) 2) jos organisaatio toimii muuttuvassa ympäristössä, pitää tieto muutoksista kulkea 3) luovuutta ja uuden tuottamista koskeva tieto (epävirallinen ja usein piilevä verkosto).
Tutkimuksessa havaittiin, että eniten etäisyydestä kärsii tiedot organisaation toimintaympäristön muutoksista ja erityisesti luovuutta ja uuden tiedon tuottaminen. Koordinoivaan tietoon ei etäisyydellä ollut niin suurta vaikutusta, sillä erilaiset raportointi- ja vakiintuneet toimintatavat on juuri tämänkaltaisen tiedon välitykseen keskittyneet.
Mitä tästä opimme ja päättelemme:
Ihmisten välinen fyysinen etäisyys vähentää heidän välistä kommunikaatiota, myös sähköistä
Työntekijöiden fyysinen etäisyys heikentää erityisesti muutokseen sopeutumista ja uuden tiedon tuottamista vaativaa kommunikaatiota
Tiedonkulun ja kommunikaation varmistamiseksi tarvitaan tiheyttä ja aktiivisuutta niiden organisaation osien välillä, erityisesti niiden jossa sitä ei organisaatiokaaviosta päätellen ole
Tietointensiiviset, uutta tuottavat organisaatiot ovat erityisesti tämän uhan alla, ja johdon pitääkin toimia suunnitelmallisesti ja aktiivisesti, jottei tämä pommi virittyisi.