Sometrik Oy:n asiakasrekisterin ja muiden rekisterien rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Sometrikin asiakasrekisterin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste, jota käytetään rekisteröityjen informoimiseen henkilötietojen käsittelystä. Laadittu 20.12.2017, viimeisin muutos 19.02.2011.
1. Rekisterin ylläpitäjä
Sometrik Oy, Leppäsuonkatu 9B, 00100 Helsinki
2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Olli Parviainen, olli@sometrik.com, 0505361074
3. Rekisterin nimi
Sometrik asiakasrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu olla yhteydessä asiakkaisiin. Asiakkaan tehtyä sopimuksen Sometrikin kanssa oikeusperusteena on kyseinen sopimus.
Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan käyttää markkinointiin tavoilla, jotka on yleisesti katsottu rekisterinpitäjien oikeutetuksi eduksi. Yksityishenkilöiden tietoja voidaan käyttää markkinointiin, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksen. Rekisteröidyllä on kaikissa tapauksissa oikeus kieltää tietojensa käytön sähköiseen suoramarkkinointiin.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö ja oikeusperuste
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen tai tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon tarvittavan ajan. Perustellusta syystä henkilötietoja voidaan säilyttää tätä pidempään arkistointitarkoituksessa (esimerkiksi sopimukset).
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Evästeiden käytöstä kerrotaan tarkemmin erikseen mm. sivuston alareunassa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri syntyy asiakkailta saaduista tiedoista. Tietoja saadaan Sometrikin ylläpitämien verkkosivujen (mm. sometrik.com) kautta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksissa, asiakastapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta. Tietoja voidaan saada myös hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen luovutukset ja vastaanottajat
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyen tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tahoille (esim. pilvipalvelut), jotka ovat sitoutuneet noudattamaan yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia tavoilla, joilla varmistetaan riittävä tietosuoja henkilötietojen käsittelylle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Sometrik huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien ylläpitotunnuksia ja muita palvelun turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Sometrik voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Sometrik vastaa asiakkaalle EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten oikeus kieltää henkilötietojen käytön sähköiseen suoramarkkinointiin sekä oikeus henkilötietojen käytön rajoittamiseen yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Sometrik voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Sometrik vastaa asiakkaalle EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Sometrik Oy:n verkosto- ja sosiaalisen median analyysien rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Sometrikin verkosto- ja sosiaalisen median analyysien tietosuojaseloste. Laatimispäivä: 1.11.2016. Päivitetty: 19.02.2021.
1. Rekisterin ylläpitäjä
Sometrik Oy, Leppäsuonkatu 9B, 00100 Helsinki
2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Olli Parviainen, olli@sometrik.com, 0505361074
3. Rekisterin nimi
Sometrikin verkosto- ja sosiaalisen median analyysien henkilörekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisteri syntyy verkosto- ja sosiaalisen median analyysien tekemisen tuloksena Internetistä kerättävistä julkisista tiedoista. Tietojen laillisuus perustuu siihen, että kerättävät tiedot saadaan sosiaalisen median palveluista, joiden käyttäjät ovat hyväksyneet tietojensa keräämisen, julkisen esittämisen ja luovuttamisen rajallisesti kolmansien osapuolten kuten Sometrikin käyttöön kyseisten verkkopalvelujen käyttöehdot hyväksyessään. Sometrik kerää rekisteriin tietoja kyseisten verkkopalvelujen käyttöehtojen puitteissa.
Tietojen keruu luonnollisista henkilöistä tapahtuu välillisesti muiden verkkopalvelujen välittämistä tiedoista. Tällöin ei voida Sometrikin taholta varmentaa, onko kyse tietyistä luonnollisista henkilöistä. Kun kerättyjen henkilöjen/käyttäjätunnusten oikeista nimistä ja niiden takana olevista henkilöllisyyksistä ei voida varmistua, on kyseenalaista, miltä osin kyse on henkilörekisteristä. Tämä tietosuojaseloste on laadittu täyttämään henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen informointivelvollisuus niissä tapauksissa, kun käsitellään luonnollisten tunnistettujen tai tunnistettavissa olevien henkilöiden henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittely tapahtuu henkilötietolain 4. luvun mukaisesti ilman henkilöiden nimenomaista lupaa erityisiä tarkoituksia varten, joita ovat tehtävien verkostoanalyysien toimeksiannoista riippuen tutkimus, tilasto, viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävät, henkilömatrikkeli, sukututkimus ja/tai suoramarkkinointi ja muut osoitteelliset lähetykset (HetiL 14-19 §).
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste verkosto- ja sosiaalisen median analyysien yhteydessä tehtävälle henkilötietojen käsittelylle on ensisijaisesti sosiaalisen median palvelujen käyttäjien sopimukset kyseisten palvelujen kanssa, joista analysoitavat henkilötiedot saadaan. Analysoitaviin tietoihin liittyvät henkilöt ovat hyväksyneet kyseessä olevien somepalvelujen käyttöehdot ja analysoitavien tietojen saanti perustuu edelleen kyseisten somepalvelujen ohjelmistorajapintoihin liittyville käyttö- ja muille ehdoille. Toissijaisesti oikeusperuste verkostoanalyyseissä tehtävälle henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (mm. elinkeinovapaus) sekä yleinen etu. Verkostoanalyysi on luonteeltaan tilastollista analyysiä ja tutkimusta, ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan aiemmin eri tarkoituksiin kerättyjä henkilötietoja voidaan käsitellä myöhemmin mm. tutkimuksia ja tilastollisia tarkoituksia varten.
Verkosto- ja sosiaalisen median analyysien tulosten esittämisen yhteydessä voidaan julkaista sosiaalisen median palvelujen käyttäjien nimiä ja käyttäjätunnuksia sillä perusteella ja siltä osin kuin ne ovat muutenkin julkisesti nähtävillä kyseisissä somepalveluissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään sosiaalisen median palvelujen www-sivustoilta tai niiden ohjelmistorajapinnoista julkisesti saatavissa olevia tietoja. Tietojen keruu perustuu siihen, että esimerkiksi Facebookin ja Twitterin käyttäjät ovat näihin palveluihin liittyessään hyväksyneet niiden käyttöehdot, jotka sisältävät myös tietojen luovuttamisen rajallisesti kolmansille osapuolille mm. ohjelmistorajapintojen välityksellä. Verkostoanalyyseissä käytetään vain niitä tietoja, jotka ovat luonteeltaan julkisia.
Rekisteriin tallennettavia henkilötietoja ovat mm. some-palvelujen käyttäjien ilmoittamat nimet sekä käyttäjätunnukset sekä some-palvelujen käytöstä syntyvät julkiset tiedot kuten käyttäjien väliset seuraamissuhteet, toisten käyttäjien viestien tykkääminen, jakaminen, käytön useus sekä tietojen tilastollisesta analyysistä syntyvät tunnusluvut.
Rekisteri ei sisällä henkilötietolain tarkoittamia arkaluontoisia henkilötietoja. Kuitenkin tieto rekisterissä olevien henkilöiden kuulumisesta poliittiseen puolueeseen voi sisältyä tallennettaviin tietoihin silloin, kun henkilö on itse tehnyt asiasta julkisen esimerkiksi olemalla ehdolla vaaleissa tai kertomalla siitä esimerkiksi julkisissa profiilitiedoissaan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterillä ei ole säännönmukaisia tietolähteitä, vaan tietojen keruu tehdään tapauskohtaisesti esimerkiksi eri toimeksiantajien pyyntöjen perusteella. Tavanomaisia tietolähteitä ovat mm. Facebookin ja Twitterin www-palvelut ja niiden ohjelmistorajapinnat. Tietojen keruussa voidaan hyödyntää automaattisia ohjelmistoja.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan luovuttaa muille yrityksille ja organisaatioille kuten verkostoanaalyseja tilaaville tahoille. Tietoja voidaan myös julkaista siltä osin kuin rekisterissä olevat henkilöt eivät ole sitä kieltäneet.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja ATK:n avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Sometrik huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien ylläpitotunnuksia ja muita palvelun turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisena osoitteeseen: Sometrik Oy, Leppäsuonkatu 9B, 00100 Helsinki. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevilla henkilöillä on lainmukainen (henkilötietolaki 30 §) oikeus kieltää tietojensa käytön myynti- ja markkinointitarkoituksiin siltä osin kuin sen ei voida katsoa liittyvän kyseessä olevien sosiaalisen median palvelujen normaaliin käyttöön. Edellytyksenä tälle on, että pyynnön esittävän henkilön voidaan todentaa olevan sama kuin rekisteriin merkityn henkilön.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).